领导和教育管理 -行政助理主管
工作分类
每小时全职(35-40岁)
职位概要
协助准备年度新生迎新活动、领导会议和圆桌会议. 负责管理办公室内的所有行政工作, 通过实施和维护部门制度, 程序, 及时、有组织地制定政策. 协助认证协调员收集数据. 管理部门学生工. 支持和协调兼职教师. 管理和支持系主任和教员的行政需求和任命日程. 个人必须适应在开放式办公环境中工作，经常受到干扰, 并为教师提供支持, 学生, 公众, 同时创造一个环境，促进一个愉快和欢迎的气氛.
资历总结
- 行政管理经验
- 良好的英语口语和书面表达能力
- 高级的人际交往和关系技巧
- 注重细节并具有良好的分析能力 必须的
- 非常有组织的. 较强的多任务处理和时间管理能力
必须是一个信誉良好的基督复临安息日会信徒.
职责与责任
- 管理系主任、教师和学生的所有部门行政职能.
- 欢迎学生和访客, 并在提供协助的同时保持愉快和热情的办公氛围.
- 通过日历管理为教师提供行政支持, 处理文书工作, 接听电话, 组织会议, 做记录.
- 维护FERPA的学生保密标准，同时帮助教师和学生处理所需的表格并根据需要运行报告.
- 监督部门预算，确保每月预算准确、符合预算. 负责订购所有办公用品，设备和评估相关项目. 协助主席准备年度预算会议.
- Organize all departmental functions such as; seminars, 研讨会, 午宴, 项目会议, 方向, 安息日午餐毕业派对.
- 跟踪所有潜在学生的学习进度, 通过电子邮件保持联系, 电话, 当面说, 并回答与项目和申请过程有关的任何问题. 协助协调员安排新学生的招聘和面试.
- 管理系内所有学生的综合考试流程，收集试题, 创建考试, 并确保评分完成.
- 跟踪所有教师投票公告更改和更新在线系统.
- 制定每学期的课程安排
- 保持学生课程计划的最新和准确，以帮助咨询问题, 消除课堂时间冲突.
- 协助认证协调员收集数据.
监管责任
本岗位负责领导学院全体学生工作人员的管理工作, 管理他们的考勤卡并提交工作时间. 同时负责协助兼职教师完成并提交合同. 将他们与资源联系起来，例如为他们的班级订购书籍. 获取技术资源e.g.他们设置了电子邮件，设置了Zoom账户，并为他们的课程订购了工具包和协议.
资格
- 应聘者必须能够承受压力和频繁的干扰, 能够自我调节行为和任务, 并且有出色的组织能力.
- 精通文字处理，图形知识优先. 掌握其他计算机程序知识的能力也很重要.
- 高级英语写作能力是必不可少的, 因为书面交流必须得体, 思想表达准确、清晰/简洁. 能够撰写报告、商务信函和程序手册.
- 能够在繁忙的办公环境中与他人进行有效和舒适的沟通，在这种环境中，多种任务和许多干扰是常态，可能会影响截止日期.
- 运用常识执行书面指示的能力, 口头或图解形式.
- 有清晰的判断力，即使在没有监督的情况下也能做出快速、准确的决定. 必须能够在请求不明确或模糊的情况下寻求答案.
- 能够在团队合作的环境中工作，并为教务处提供支持, 研究生服务协调员.
- 需要进行打字速度和文字处理能力的技能测试.
必须是一个信誉良好的基督复临安息日会信徒.
技术能力
必须能够管理和更新部门网站和社交媒体平台.
必须具备良好的微软办公软件的使用知识, 能够学习AU的内部软件(Banner), iVue, 等.)
人际互动
- 了解道德行为和商业惯例，确保自己和他人的行为符合这些标准，并与大学的价值观保持一致.
- 能够与同事建立积极的工作关系, 学生, 公众.
- 满足同事的需求, 学生, 公众, 通过预测, 理解, 即使没有明确表达需求，也要做出回应.
- 能够与学校其他部门以及直接同事和学生进行有效的合作，帮助解决问题, 并作出提高部门效率的决定.
- 做一个有能力的决策者, 经过适当的培训, 评估情况以确定其重要性, 紧迫性和风险, 及时做出明确的决定，并为系里和学生的最大利益服务.
- 知道如何设定优先级, 制定工作时间表, 监测实现目标的进展情况, 跟踪细节/数据/信息/活动.
- 评估问题情况以确定原因, 收集和处理相关信息, 生成可能的解决方案, 提出建议和/或解决问题.
物理的要求
一个成功的个人将能够满足这里描述的身体要求，以完成这项工作的基本职能. 可以提供合理的便利，使残疾人能够履行基本职能. 这份工作要求员工:
-每次坐几个小时
-自由地使用双手
-伸出手和胳膊
-站着走着
-蹲下和爬行
-举起并移动50磅.
-使用电脑和电话
工作环境
这里描述的环境特征代表了员工在执行这项工作的基本职能时将遇到的情况. 可以提供合理便利，使残疾人士能够履行基本职能.
这种开放式工作环境的噪音水平在中等到高之间波动.